Tijd
Planningen
Ieder project moet over een deugdelijke planning beschikken. Voor de totale doorlooptijd moeten de activiteiten zijn uitgewerkt.
De mate van detail van de geplande activiteiten neemt toe naarmate het project voortschrijdt. De uitvoering kan in de initiatieffase als één activiteit worden gepland. Maar in de uitvoeringsfase is een uitwerking naar de onderliggende activiteiten noodzakelijk.
Voortgangsbewaking
Voortgangsbewaking is het meten van de voortgang van de in een planning opgenomen activiteiten.
De gemeten voortgang komt voort uit de voortgangsbewaking.
Geld
Projectkostenbewaking is een basisvorm van kostenbewaking. Projectkosten worden bewaakt versus de norm, namelijk het budget. Voor projectkostenbeheersing moeten projectbudget en werkelijke kosten bekend zijn.
Kwaliteit
Projectplan
Voor ieder project wordt een projectplan opgesteld. Dit plan wordt per fase herijkt of herschreven. Soms vergt een volgende fase een volledig nieuw projectplan.
De omvang van een projectplan is afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van een project.
De omvang van het plan is ook afhankelijk van wat er verder al geregeld is binnen de organisatie. Is er bijvoorbeeld een uitgebreid kwaliteitssysteem of een ”handboek soldaat” dan kan daar in veel gevallen naar worden verwezen. Het projectplan kan dan heel dun zijn. Omtrent de omvang van het projectplan zijn geen algemene regels te geven.
Beheer wijzigingen
Projectwijzigingen moeten worden bijgehouden. Zeker wanneer er sprake is van wijzigingen in de scope kunnen deze een enorme impact op het project hebben.
Voor iedere wijziging moeten de consequenties voor het project inzichtelijk worden gemaakt. Dit geldt met name voor gevolgen voor tijd en geld.
Tot het doorvoeren van een wijziging moet expliciet worden besloten. Binnen een project moeten er spelregels zijn over wie waarover beslist.
Vrijgeven van producten
Voor alle te leveren (tussen-)producten moet duidelijk zijn hoe deze worden vrijgegeven en wie welke stukken mag vrijgeven.
Audits
Projectmatig werken biedt een werkmethode waarmee een structurele beheersing voor eenmalige unieke activiteiten mogelijk is. Het is een gestructureerde werkmethode. Enige rekkelijkheid is altijd verstandig, maar teveel is niet goed. Teveel rekkelijkheid leidt ertoe dat juist het belangrijkste kenmerk van projectmatig werken, namelijk het structurele beheersen verloren gaat.
Het is gezond om projecten zo nu en dan aan een audit te onderwerpen. Daarbij kan dan specifiek worden gekeken naar het hanteren van de afspraken zoals die onder andere zijn vastgelegd in het projectplan. Dat houdt iedereen alert.
Klachtenbehandeling
In ieder project moet bekend zijn hoe met klachtenbehandeling wordt omgegaan. Het gaat er vooral om dat bekend is hoe er wordt geregistreerd, hoe afhandeling plaatsvindt en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Informatie
Rapporteren
Ieder project rapporteert aan de opdrachtgever over de stand van zaken van het project, de afwijkingen, de genomen maatregelen en de te nemen besluiten. Over vorm, omvang, invulling en frequentie van de rapportage maakt de projectleider afspraken met de opdrachtgever.
De zwaarte van de invulling hangt af van de zwaarte van het project en de risico’s die ermee voor de opdrachtgever of de moederorganisatie gepaard gaan.
Rapportages moeten beknopt en zakelijk zijn, vooral afwijkingen verdienen aandacht.
Documentenbeheer / archivering / postbehandeling
Ook hiervoor geldt weer dat de invulling sterk afhankelijk is van de complexiteit en omvang van het project. Lijkt een project enige omvang en complexiteit te krijgen dan kan niet vroeg genoeg na worden gedacht over de structuur van de archivering en de vorm van afhandeling.
Documentenbeheer is een aspect dat vanaf het begin goed moet worden gedaan. Ongestructureerde en niet actuele dossiers kosten achteraf altijd ongelooflijk veel nodeloze tijd. Een deeltje van die tijd kan beter gestoken worden in het realiseren van een goede opzet en in het bijhouden van het dossier.
Organisatie
Een projectorganisatie moet zo worden opgezet dat het aantal afstemmingsknooppunten zoveel mogelijk wordt beperkt.
Projectorganisaties groeien vaak in de tijd. Het is belangrijk altijd te kijken naar de kwaliteiten van medewerkers in de projectorganisatie. Vaak kunnen mensen meer dan hun formele functie aangeeft. Maak daar gebruik aan. Laat een organisatie groeien rondom de mensen.
Trek nieuwe mensen aan om specifieke aspecten af te dekken.